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Inventario perpetuo y periódico: diferencias y utilidad 

Para muchas empresas, el control de su stock es uno de los aspectos más complejos de gestionar. Si has tropezado con dificultades al momento de organizar tu logística de almacén, es probable que te haga falta un sistema eficaz para administrarlo.

¿Conoces la diferencia entre el inventario perpetuo y el periódico? Iniciar por allí podría ser la clave que necesitas.

 

¿En qué consiste el inventario perpetuo?

Quizás la manera más fácil de entender qué es un inventario perpetuo sería simplemente suplir esa palabra por su sinónimo de “permanente”. Con ello, lo que te queremos decir es que se trata de un control constante y permanente de tus existencias.

En efecto, ésta es una de las posibilidades para consultar en cualquier momento las mercancías disponibles, las ventas y los costos de venta. Incluso diariamente. Esto te ayudará a una eficaz gestión de la cadena de suministro y la gestión integral de tu negocio.

 

Características del inventario perpetuo

Con un sistema perpetuo lograrás mantener actualizados tus registros porque significa un control al día sobre las entradas y salidas del inventario

Dado que se realiza de forma automática, no desgastas los recursos humanos disponibles en esas tareas. De hecho, se le considera uno de los métodos más precisos en el control de stock.

No obstante, tiene la desventaja de tener un costo alto durante su implementación. Por ello es más recomendado para las organizaciones de mayor tamaño y rentabilidad.

 

Proceso del inventario perpetuo

Al momento de realizar una venta, el sistema automáticamente restará el producto vendido del stock disponible, puesto que este sistema funciona bajo control tecnológico. El software captura y almacena la información y la envía a la base de datos central de la empresa.

Así es como se consigue que el inventario siempre esté actualizado. Dicho proceso se repite continuamente, en cada movimiento registrado.

Al instante, se conocen los diversos valores comerciales de interés para las áreas de la empresa, tales como a cantidad de productos disponibles para la venta, la cantidad que fueron devueltas, el motivo de devolución, existencias de productos en otras sucursales, etc.

 

Ventajas del inventario perpetuo

Mediante el inventario perpetuo se tiene un mayor rigor en la producción diaria de las empresas, principalmente las más grandes.

  1. Diagnóstico inmediato del inventario final.
  2. Conocimiento preciso de los costos de producción.
  3. Registro diario de la materia prima faltante.
  4. Conocimiento de las utilidades y pérdidas en tiempo real.
  5. Es ideal para negocios con áreas independientes entre sí.

 

El sistema de inventario periódico

Tal como los nombres de cada uno de estos sistemas indica, el inventario periódico se caracteriza por realizarse cada cierto tiempo, en lugar de ser constante como es el caso del perpetuo.

Por lo tanto, es menos riguroso y preciso. Así que no es conveniente implementar el inventario periódico si se quiere llevar una planificación logística con estricto apego. 

Sin embargo, le lleva ventaja al inventario permanente con respecto a los costos de operación.

 

Características del inventario periódico

Principalmente, se caracteriza porque la actualización de productos se realiza cada cierto tiempo. Lo anterior significa que dicha labor se realiza en una fecha programada. Y ello se traduce en que sólo es posible conocer la situación de dichos valores en la fecha asignada. En consecuencia, únicamente en ese día se sabrá la cantidad de productos vendidos y hasta el costo de venta.

 

Proceso del inventario periódico

El proceso se lleva a cabo contabilizando la cantidad de mercancías en almacén, góndola, vendidos y devueltos, así como aquellos que se encuentran en espera de entrega.

El costo de venta se obtiene al sumar las compras al inventario inicial y restar la cantidad de productos devueltos y el inventario final. Por ello únicamente se le puede conocer a través del inventario realizado.

 

Ventajas del inventario periódico

Por regla general, los inventarios periódicos se llevan a cabo de forma mensual, trimestral o semestral. Es común que se acompañen de un registro anualizado. Y sus ventajas son:

  1. Para llevar un control de registros no se requiere de tecnología especial.
  2. El proceso se realiza manualmente y no se necesita invertir en software ni equipos informáticos.
  3. Los tiempos del proceso dependen de la organización interna.
  4. Resulta más barato que el sistema perpetuo.
  5. Los supervisores tienen mayor margen de toma de decisiones.

 

Diferencias entre el inventario perpetuo y el inventario periódico

Además de la distinción más obvia, referente a la frecuencia con que se realizan, existen otras diferencias entre el inventario perpetuo y el inventario periódico.

  1. En el inventario perpetuo, las compras de materia prima se suelen contabilizar en la cuenta “Activos”, mientras que en el periódico se efectúan usualmente en la cuenta “Compras”. 
  2. Se requiere el uso de softwares especializados para el perpetuo, mientras que el periódico no los necesita.
  3. Para el perpetuo, hay un proceso homogéneo claramente trazado; en tanto, con los inventarios periódicos resulta mejor adaptar a las prácticas internas de la empresa.
  4. Como ventaja principal del inventario periódico sobre el perpetuo se encuentra su bajo costo.
  5. La ventaja principal del inventario perpetuo sobre el periódico es la exactitud y rendición de informes.

 

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